บทที่ 1 ระบบสารสนเทศทางการบัญชีและนักบัญชี
(Accounting Information Systems and The Accountant)
ระบบสารสนเทศทางการบัญชี (Accounting
Information System) คือ ระบบที่ถูกออกแบบขึ้นมาเพื่อแปลงหรือประมวลผลข้อมูลทางการเงิน ( Financial
data ) ให้เป็นสารสนเทศที่มีประโยชน์ในการตัดสินใจต่อผู้ใช้
ระบบสารสนเทศทางการบัญชี จะให้ความสำคัญกับการรวบรวมข้อมูลและการติดต่อสื่อสารทางการเงิน ซึ่งเป็น กระบวนการติดต่อสื่อสารมากกว่าการวัดมูลค่า โดยที่ AIS จะแสดงภาพรวม จัดเก็บ จัดโครงสร้าง ประมวลข้อมูล ควบคุมความปลอดภัย และการรายงานสารสนเทศทางการบัญชี ปัจจุบันการดำเนินงานและการไหลเวียนของข้อมูลทางการบัญชีมีความซับซ้อนมาก ขึ้น ทำให้นักบัญชีต้องกำหนดคุณสมบัติของสารสนเทศด้านการบัญชีให้สัมพันธ์กับการ ดำเนินงานขององค์การ ประการสำคัญ AIS และระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการจะมีทั้งส่วนที่แยกออกจากกันและเกี่ยวเนื่อง สัมพันธ์กัน แต่ MIS จะให้ความสำคัญกับการจัดการสารสนเทศสำหรับการตัดสินใจของผู้บริหาร ขณะที่ AIS จะประมวลสารสนเทศเฉพาะสำหรับผู้ใช้งานทั้งภายในและภายนอกองค์การ เช่น นักลงทุน เจ้าหนี้ และผู้บริหาร เป็นต้น
ผู้ใช้ประโยชน์จากระบบสารสนเทศทางการบัญชี แบ่งได้ 2 กลุ่มใหญ่ๆ คือ
1. บุคคลภายในองค์กร ได้แก่ ผู้บริหารในระดับต่าง ๆ
2. บุคคลภายนอกองค์กร เช่น ผู้ถือหุ้น นักลงทุน
เจ้าหนี้ หน่วยงานรัฐบาล และคู่แข่งขัน เป็นต้น
ระบบสารสนเทศทางด้านการบัญชี
จะประกอบด้วย 2 ส่วนคือ
1. ระบบบัญชีทางการเงิน (Financial Accounting System) จะเป็นการบันทึกรายการค้าที่เกิดขึ้นในรูปตัวเงิน จัดหมวดหมู่รายการต่าง ๆ
สรุปผลและตีความหมายในงบการเงิน ได้แก่ งบกำไรขาดทุน งบดุล และงบกระแสเงินสด โดยมีวัตถุประสงค์หลัก
คือ นำเสนอสารสนเทศแก้ผู้ใช้และผู้ที่สนในข้อมูลทางการเงินขององค์การ เช่น
นักลงทุน และเจ้าหนี้
2. ระบบบัญชีผู้บริหาร (Managerial Accounting System) เป็นการนำเสนอข้อมูลทางการเงินแก่ผู้บริหารเพื่อใช้ในการตัดสินใจทางธุรกิจ
ระบบบัญชีจะประกอบด้วย บัญชีต้นทุน การงบประมาณ และการศึกษาระบบ
(ที่มา: http://ac2-009.blogspot.com,2555)
ส่วนประกอบของระบบสารสนเทศทางการบัญชี
1.เป้าหมายและวัตถุประสงค์ (Goals and Objectives)
2.ข้อมูลเข้า (Inputs)
- ยอดขายสินค้า ราคาขายของกิจการ
- ราคาขายของคู่แข่งขัน ยอดขายของคู่แข่งขัน
3.ตัวประมวลผล (Processor) คือ เครื่องมือที่ใช้ในการแปลงสภาพจากข้อมูลให้เป็นสารสนเทศมักใช
คอมพิวเตอร์ทำงานการคำนวณ
การเรียงลำดับ การคิดร้อยละ การจัดหมวดหมู่ การจัดทำกราฟ ฯลฯ
4. ข้อมูลออกหรือผลลัพธ์ (Output) คือ
สารสนเทศที่มีประโยชน์ต่อผู้ใช้
5. การป้อนกลับ (Feedback)
6. การเก็บรักษาข้อมูล (Data Storage)
7. คำสั่งและขั้นตอนการปฏิบัติงาน (Instructions and Procedures)
8. ผู้ใช้ (Users)
9. การควบคุมและรักษา ความปลอดภัยของข้อมูล (Control and Security
Measures)
หน้าที่ Account
Information System : AIS
1. การรวบรวมข้อมูล (Data Collection)
2. การประมวลผลข้อมูล (Data Processing)
3. การจัดการข้อมูล (Data Management)
4. การควบคุมข้อมูลและรักษาความปลอดภัยของข้อมูล (Data Control and
Data Security)
5. การจัดทำสารสนเทศ (Information Generation)
(ที่มา: http://dodeedewa.blogspot.com,2558)
ระบบสารสนเทศ (Information System หรือ IS) เป็นระบบพื้นฐานของการทำงานต่าง
ๆ ในรูปแบบของการเก็บ (input) การประมวลผล (processing) เผยแพร่ (output) และมีส่วนจัดเก็บข้อมูล (storage)
องค์ประกอบของระบบสารสนเทศคือ
ระบบสารสนเทศนั้นจะประกอบด้วย
ข้อมูล (Data) หมายถึง
ค่าของความจริงที่ปรากฏขึ้น
โดยค่าความจริงที่ได้จะนำมาจัดการปรับแต่งหรือประมวลผลเพื่อให้ได้สารสนเทศที่ต้องการ
สารสนเทศ (Information) คือ
กลุ่มของข้อมูลที่ถูกตามกฎเกณฑ์ตามหลักความสัมพันธ์ เพื่อให้ข้อมูลเหล่านั้นมี ประโยชน์และมีความหมายมากขึ้น
การจัดการ (Management) คือ การบริหารอย่างเป็นระบบ
เป็นการกำหนดเป้าหมายและทิศทางการจัดการของ องค์กรนั้น ซึ่งต้องมีการวางแผน กำหนดการ และจัดการทรัพยากรภายในองค์กร
เพื่อให้บรรลุถึงวัตถุประสงค์ของ องค์กรนั้น
ๆ
ระบบสารสนเทศและ MIS (IS) หรือการประยุกต์ใช้ภูมิทัศน์
คือการรวมกันของเทคโนโลยีสารสนเทศ
(information
technology) และกิจกรรมของผู้คนว่าด้วยการดำเนินการให้ความช่วยเหลือใด
ๆ, การทำการจัดการ และการตัดสินใจ ในความหมายที่กว้างมาก
ระบบสารสนเทศเป็นคำที่ใช้บ่อยในการอ้างถึงปฏิสัมพันธ์ระหว่างผู้คน
กระบวนการข้อมูลและเทคโนโลยี
ในแง่นี้คำที่ใช้ในการอ้างอิงไม่เพียงแต่จะใช้เทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร
(ICT) ที่องค์กรจะใช้เท่านั้น, แต่ยังรวมถึงวิธีที่คนมีปฏิสัมพันธ์กับเทคโนโลยีนี้ในการสนับสนุนกระบวนการทางธุรกิจ
บางสิ่งบางอย่างสร้างความแตกต่างที่ชัดเจนระหว่างระบบสารสนเทศ ,ระบบคอมพิวเตอร์ ,และกระบวนการทางธุรกิจ
ระบบสารสนเทศมักจะรวมถึงองค์ประกอบของ ICT แต่ก็ไม่ได้มีความเกี่ยวข้องอย่างหมดจดกับ ICT เสียทีเดียว
ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ
(MIS) หมายถึง
ระบบที่รวบรวมและจัดเก็บข้อมูลจากแหล่งข้อมูลต่าง ๆ ทั้งภายใน และภายนอกองค์การอย่างมีหลักเกณฑ์
เพื่อนำมาประมวลผลและจัดรูปแบบให้ได้สารสนเทศที่ช่วยสนับสนุนการทำงาน
และการตัดสินใจในด้านต่าง ๆ
ของผู้บริหารเพื่อให้การดำเนินงานขององค์การเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ
โดยที่เราจะเห็นว่า MIS จะประกอบด้วยหน้าที่หลัก
2 ประการ ดังนี้
1. สามารถเก็บรวบรวมข้อมูลจากแหล่งต่าง ๆ
ทั้งจากภายในและภายนอกองค์การมาไว้ด้วยกันอย่างเป็นระบบ
2. สามารถทำการประมวลผลข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ
เพื่อให้ได้สารสนเทศที่ช่วย สนับสนุนการปฏิบัติงานและการบริหารงานของผู้บริหาร
ดังนั้นถ้าระบบใดประกอบด้วยหน้าที่หลักสองประการ
ตลอดจนสามารถปฏิบัติงานในหน้าที่หลักทั้งสองได้อย่างครบถ้วน และสมบูรณ์
ระบบนั้นก็สามารถถูกจัดเป็นระบบ MIS ได้
ระบบ MIS ไม่จำเป็นที่จะต้องสร้างขึ้นจากระบบคอมพิวเตอร์ MIS อาจสร้างขึ้นมาจากอุปกรณ์อะไรก็ได้ แต่ต้องสามารถปฏิบัติหน้าที่หลักทั้งสองประการได้อย่างครบถ้วนและสมบูรณ์
แต่เนื่องจากปัจจุบันคอมพิวเตอร์เป็นอุปกรณ์ที่มีประสิทธิภาพในการจัดการข้อมูล
นักวิเคราะห์และออกแบบระบบ (System Analyst and Designer) จึงออกแบบระบบสารสนเทศให้มีคอมพิวเตอร์เป็นอุปกรณ์หลักในการจัดการสารสนเทศ
ปัจจุบันขอบเขตการทำงานของระบบสารสนเทศขยายตัวจากการรวบรวมข้อมูลที่มาจากภายในองค์การไปสู่การเชื่อมโยงกับแหล่งข้อมูลจากสิ่งแวดล้อมภายนอก
ทั้งจากภายในท้องถิ่น ประเทศ และระดับนานาชาติปัจจุบันธุรกิจต้องใช้เทคโนโลยีสาร
สนเทศที่มีศักยภาพ สูงขึ้นเพื่อสร้าง MIS ให้สามารถปฏิบัติหน้าที่ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
และเป็นเครื่องมือสำคัญที่ช่วยเพิ่ม ขีดความสามารถของธุรกิจ
และขีดความสามารถในการบริหารงานของผู้บริหารในยุคปัจจุบัน
แต่ปัญหาที่น่าเป็นห่วงคือคน
ส่วนใหญ่ยังไม่เข้าใจในศักยภาพและขอบเขตของการใช้งานระบบสารสนเทศ (MIS) นอกจากนี้บุคลากรบางส่วนที่ขาดความเข้าใจอย่างแท้จริงเกี่ยวกับเทคโนโลยีสารสนเทศ
มีทัศนคติที่ไม่ดีต่อการใช้งานระบบสารสนเทศ
ไม่ยอมเรียนรู้และเปิดรับการเปลี่ยนแปลง
จึงให้ความสนใจหรือความสำคัญกับการปรับตัวเข้ากับ MIS น้อยกว่าที่ควร
ความสัมพันธ์ระหว่าง MIS และ AIS มี 2 แนวคิด คือ
1. AIS คือ ระบบย่อย ของ MIS
2. AIS และ MIS มีความสัมพันธ์แบบคาบเกี่ยวกัน
MIS และ AIS เป็นระบบสารสนเทศทางคอมพิวเตอร์
องค์กรใดต้องการข้อมูลจำนวนมากเพื่อให้สามารถดำเนินการได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ข้อมูลทั้งหมดนี้มาจากแหล่งข้อมูลต่าง ๆเกี่ยวกับแง่มุมต่าง
ๆของธุรกิจจะถูกรวบรวมและวิเคราะห์ผ่านทางคอมพิวเตอร์และจัดทำรายงานโดยละเอียดซึ่งจะกลายเป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพสำหรับผู้บริหารในการจัดระเบียบประเมินและบริหารกิจการของตนได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ระบบสารสนเทศแบบใช้คอมพิวเตอร์นี้เรียกว่า Management Information
System (MIS) ซึ่งปัจจุบันเป็นแกนนำสำหรับองค์กรที่ทำงานได้อย่างราบรื่น MIS มีข้อมูลล้ำค่าที่สามารถนำมาใช้อย่างมีประสิทธิภาพเพื่อประเมินการตัดสินใจที่ผ่านมาและวางแผนเพื่อทำนายความสำเร็จในการดำเนินงานในอนาคต
ระบบสารสนเทศทางบัญชีหรือ AIS เป็นระบบย่อยของ MIS และเกี่ยวข้องกับระบบการจัดเก็บสมุดบัญชีและงบการเงินพร้อมกับบันทึกการขายและการซื้อและการทำธุรกรรมทางการเงินอื่น
ๆ . ระบบนี้มีความสำคัญอย่างมากในการรักษาระบบบัญชีขององค์กรใด ๆ
ในขณะที่เอไอเอสไม่ต้องสงสัยเลยว่าจะเป็นประโยชน์มากต่อผู้บริหารในการประเมินผลการปฏิบัติงานในอดีตและตัดสินใจเรื่องโครงการในอนาคตไม่ใช่แค่ข้อมูลทางการเงินเท่านั้นที่สามารถแต่งหน้าได้ทุกอย่างที่จำเป็นสำหรับการดำเนินงานขององค์กรใด
ๆ ก็ตาม ผู้บริหารต้องการข้อมูลที่เกินกว่าความสามารถและขอบเขตของ AIS ด้วยขนาดและการทำงานขององค์กรใด
ๆ ที่กำลังเติบโตและกลายเป็นเรื่องซับซ้อนข้อมูลเพิ่มเติมจำเป็นต้องใช้สำหรับหลาย
ๆ เหตุผลเช่นการวางแผนการผลิตการพยากรณ์การขายการวางแผนคลังสินค้าการวิจัยตลาด ฯลฯ
ข้อมูลทั้งหมดนี้มาจาก MIS เนื่องจากข้อมูลประเภทนี้ไม่ได้ถูกประมวลผลโดยปกติ
โดย AIS แบบดั้งเดิม
เทคโนโลยีสารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับนักบัญชี
1. เทคโนโลยีพื้นฐาน เช่น
- คอมพิวเตอร์และอินเตอร์เน็ต และการแก้ปัญหาเบื้องต้น
- การทํางานจากระยะไกล (Remotely online working)
- เครื่องมือ เครื่องใช้สํานักงาน เช่น Scanner, Fax, Printer
2. เทคโนโลยีสารสนเทศเพื่อการติดต่อสื่อสารทั่วไป
- อีเมล (Email)
- โปรแกรมเพื่อการสื่อสารอื่น ๆ เช่น Line, Skype
(ที่มา: https://www.spu.ac.th,2558)
บทบาทของนักบัญชีต่อระบบสารสนเทศทางการบัญชี
(ที่มา: http://naruemonjantee.blogspot.com)
หลักการขั้นพื้นฐานในการจัดทำสารสนเทศทางการบัญชี
1. รวบรวบเอกสารขั้นต้นที่ใช้เป็นหลักฐานประกอบการบันทึกรายการค้า
1.1 วงจรรายได้ : ขายสินค้า
- ใบสั่งซื้อของลูกค้า
- ใบกำกับสินค้า/ใบกำกับภาษี
- ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี
1.2 วงจรค่าใช้จ่าย : ซื้อสินค้า, จ่ายค่าใช้จ่าย
- ใบขอซื้อ, ใบสั่งซื้อ
- ใบกำกับสินค้า/ใบกำกับภาษี
- ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี
2. บันทึกรายการค้าลงในสมุดรายวัน
- วิเคราะห์รายการค้า
- จัดทำผังบัญชีตามลักษณะรายการค้าของธุรกิจ
- สมุดรายวันทั่วไป สำหรับ ธุรกิจขนาดเล็ก
- สมุดรายวันเฉพาะ สำหรับธุรกิจขนาดกลางถึงขนาดใหญ่
3. ผ่านรายการไปยังบัญชีแยกประเภททั่วไปและแยกประเภทย่อย
4. จัดทำงบทดลองและกระดาษทำการ
5.
จัดทำรายงานการเงินและรายงานเพื่อการบริหารรายงานการเงินตามมาตรฐานการบัญชีฉบับที่
35 ย่อหน้าที่ 7 ประกอบด้วย
- งบดุล
- งบกำไรขาดทุน
- งบกระแสเงินสด
- งบแสดงการเปลี่ยนแปลงส่วนของเจ้าของ หรืองบกำไรขาดทุนเบ็ดเสร็จ
- หมายเหตุประกอบงบการเงิน
ประโยชน์จากระบบสารสนเทศทางบัญชี
1. ให้ข้อมูลเพื่อใช้ในการปฏิบัติงานประจำวัน
- รายงานการขายประจำวันแยกตามสายผลิตภัณฑ์
- รายงานสินค้าคงเหลือ/วัตถุดิบแยกตามคลัง
- รายงานการรับเงินประจำวัน
- รายงานการจ่ายเงินประจำวัน
- รายงานวิเคราะห์อายุลูกหนี้ที่เกินกำหนดชำระ
2. ให้ข้อมูลเพื่อใช้ในการตัดสินใจวางแผน และควบคุมการดำเนินงาน
- รายงานต้นทุนการผลิตแยกตามสายผลิตภัณฑ์, สาขา
- รายงานจำนวนและมูลค่าสินทรัพย์ถาวรแยกตามฝ่าย
- รายงานยอดขายรายไตรมาสแยกตามผู้จำหน่าย, พนักงาน
- รายงานค่าใช้จ่ายประจำเดือนแยกตามฝ่าย
- เป็นต้น ขึ้นอยู่กับความต้องการใช้งานของผู้บริหาร
3. ให้ข้อมูลขั้นพื้นฐานตามกฎหมายกำหนดแก่ผู้ใช้ภายนอก
- รายงานการเงินตามที่มาตรฐานการบัญชีฉบับที่35 กำหนดให้จัดทำ
- รายงานการเงินตามที่ตลาดหลักทรัพย์กำหนดให้จัดทำ
- รายงานการเงินตามที่กรมทะเบียนการค้า กระทรวงพาณิชย์
กำหนดให้นิติบุคคลจัดทำ
(ที่มา: http://naruemonjantee.blogspot.com,2557)
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น