Accounting Information Systems: บทที่ 2 การจัดทำเอกสารระบบสารสนเทศทางการบัญชี (Documenting Accounting Information Systems)

บทที่ 2 การจัดทำเอกสารระบบสารสนเทศทางการบัญชี
(Documenting Accounting Information Systems)

ความสำคัญของเอกสารระบบสารสนเทศ

- แสดงให้เห็นถึงเส้นทางการไหล (Flow) ของข้อมูล หรือข้อมูล ประเภทเอกสารที่ใช้ และกระบวนการปฏิบัติ

- ผู้ใช้ในองค์กรปฏิบัติตามเอกสารขององค์กรทำให้เกิด มาตรฐานเดียวกัน

- เป็นเอกสารประกอบการอบรมพนักงาน

- เป็นเอกสารที่นักวิเคราะห์และผู้พัฒนาระบบใช้ตรวจสอบระบบ

- เป็นเอกสารที่ผู้ตรวจสอบภายในและผู้สอบบัญชีใช้เป็นเครื่องมือประเมินประสิทธิภาพการควบคุมภายใน

ประเภทของเอกสารระบบสารสนเทศ

1. แผนภาพกระแสข้อมูล (Data Flow Diagram :DFD)

แผนภาพกระแสข้อมูล (Data Flow Diagrams : DFD) เป็นเอกสารที่ผู้วิเคราะห์ระบบ (System analysts) นิยมใช้ ในการวิเคราะห์ระบบงานที่ใช้ในปัจจุบัน เพื่อพัฒนาระบบใหม่ แผนภาพกระแสข้อมูลนี้แสดงถึงแนวคิดการไหลของข้อมูลระหว่างกระบวนการปฏิบัติงาน แหล่งที่เก็บข้อมูล จุดเริ่มต้น และจุดสิ้นสุดของข้อมูล ซึ่งจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดของข้อมูลนั้นเป็นได้ทั้งหน่วยงานภายในและหน่วยงานภายนอกกิจการ

- DFD เป็นเอกสารที่นักวิเคราะห์ระบบ (System Analysts) ใช้สำหรับการวิเคราะห์ระบบงานปัจจุบัน เพื่อพัฒนาระบบสารสนเทศใหม่

- DFD แสดงถึงแนวคิดการไหลของข้อมูลระหว่างกระบวนการปฏิบัติงาน (process) แหล่งเก็บข้อมูล (data store) จุดเริ่มต้น และจุดสิ้นสุดของข้อมูล

วิธีการเขียน DFD

1. ต้องทำความเข้าใจกับระบบงานและลักษณะงานให้ชัดเจน

2. เขียน DFD ฉบับร่าง ตรวจทานให้สมบูรณ์ ก่อนเขียนฉบับจริง

3. นำข้อมูลที่มีอยู่มาเขียน Context Diagram โดยใส่ชื่อกระบวนการไม่ต้องใส่หมายเลข

4. หลีกเลี่ยงการเขียนเส้น Data Flow ทับหรือตัดกัน

5. แหล่งเก็บข้อมูล (Data Store) ต้องมีเส้นการไหลข้อมูลเข้าหรือออก

6. การเขียน Process ให้เขียนจากบนลงล่าง และซ้ายไปขวา

7. Process ที่มีรายละเอียดซับซ้อน อาจจะเขียนเป็นระดับ 0,1,2,3

8. ใช้ตัวเลขบอกระดับของ Process เช่น Level 0 เช่น 1.0, 2.0 Level 1 เช่น 1.1 1.2 1.3 level 2 เช่น 1.11 1.12

2. ผังงานเอกสาร (Document Flowcharts)

Document Flowcharts เป็นเอกสารที่ผู้สอบบัญชี และนักบัญชีใช้ในการวิเคราะห์ระบบงานในปัจจุบัน เพื่อหาข้อบกพร่องของการควบคุมภายใน และการจัดทำรายงาน แสดงเส้นทางของเอกสารทั้งเอกสารขั้นต้นและรายงานระหว่างกระบวนการปฏิบัติงานของระบบงานที่ไม่ได้ใช้คอมพิวเตอร์ประมวลผล

วิธีการเขียน Document Flowcharts

1. ต้องทำความเข้าใจกับระบบงานและลักษณะงานให้ชัดเจน

2. ระบุหน่วยงานจุดเริ่มต้นและจุดจบของผังงานเอกสาร

3. เขียนผังงานเอกสารฉบับร่าง ตรวจทานให้สมบูรณ์ ก่อนเขียนฉบับจริง

4. การเขียน Process ให้เขียนจากบนลงล่าง และซ้ายไปขวา

5. เขียนหัวลูกศรเพื่อแสดงเส้นทางการไหลของเอกสาร

6. ระบุเลขที่สำเนาของเอกสาร โดยต้นฉบับให้ใส่หมายเลข 1

7. ระบุชื่อเอกสารในสัญลักษณ์ของเอกสาร

8. ระบุชื่อกระบวนการปฏิบัติงานในสัญลักษณ์ของเอกสาร

9. ใช้สัญลักษณ์เชื่อมต่อในกระดาษหน้าเดียวกันและระหว่างหน้ากระดาษ

10. ใช้สัญลักษณ์อธิบายข้อมูลเพิ่มเติม

3. ผังงานระบบ (System Flowcharts)

ผังงานระบบ (System Flowcharts) เป็นเอกสาร ที่นักบัญชีนิยมใช้กันมาก เพราะในผังงานระบบได้อธิบายให้เห็นความสัมพันธ์ของกระบวนการปฏิบัติงานทั้งหมดในระบบ แสดงให้ทราบว่าใครเกี่ยวข้องกับกระบวนการปฏิบัติงาน ข้อมูลที่นำเข้าและผลลัพธ์ที่ได้จากการประมวลผลจัดเก็บไว้ ที่ใด ข้อมูลอะไรที่กิจการได้รับเข้ามาและผลลัพธ์ที่ได้จาก การประมวลผลคืออะไร รูปแบบเป็นอย่างไร รวมทั้ง ลำดับขั้นตอนการประมวลผลเป็นอย่างไร

วิธีการเขียน System Flowcharts

1. ผู้เขียนต้องทำความเข้าใจกับระบบงานและลักษณะงานให้ชัดเจน

2. เลือกใช้สัญลักษณ์ให้เหมาะสม

3. เขียนผังงานเอกสารฉบับร่าง ตรวจทานให้สมบูรณ์ ก่อนเขียนฉบับจริง

4. การเขียนทิศทาง Process ให้เขียนจากบนลงล่าง และซ้ายไปขวาใช้หัวลูกศรระบุทิศทาง

5. กรณีมีการเชื่อมต่อหน้าระหว่างหน้ากระดาษให้ใช้สัญลักษณ์การเชื่อมต่อ

6. ใช้สัญลักษณ์เชื่อมต่อหน้าเดียวกันเพื่อหลีกเลี่ยงการตัดกันของเส้นทิศทาง

7. ใช้สัญลักษณ์เดิมตลอดการเขียนผังระบบ

8. เขียนคำอธิบายในสัญลักษณ์

9. ใช้กฎของ Sandwich rule ในกระบวนการประมวลผล

10. ระบุเลขที่สำเนาของเอกสาร โดยต้นฉบับให้ใส่หมายเลข1

11. แสดงแหล่งปลายทางที่เก็บของเอกสาร

12. เขียนสัญลักษณ์อธิบายข้อมูลเพิ่มเติม

4. ผังโปรแกรม (Program Flowcharts)

ผังงานโปรแกรม (Program Flowcharts) เป็นเอกสารที่แสดงถึงกรอบแนวคิดของกระบวนการปฏิบัติงานในแต่ละลำดับขั้นของชุดคำสั่งงาน (Computer program) เพื่อใช้ในการปฏิบัติงานของระบบ ผู้เขียน ชุดคำสั่งงาน (Programmer) ใช้ผังงานโปรแกรมเป็นต้นแบบหรือแนวทางในการเขียนชุดคำสั่งงาน ส่วนนักบัญชีใช้ผังงานโปรแกรมเปรียบเทียบกับชุดคำสั่งงานที่ใช้จริงในการปฏิบัติงาน

วิธีการเขียน Program Flowcharts

1. ผู้เขียนต้องทำความเข้าใจกับระบบงานและลักษณะงานให้ชัดเจน

2. เลือกใช้สัญลักษณ์ให้เหมาะสม

3. เขียนผังงานเอกสารฉบับร่าง ตรวจทานให้สมบูรณ์ ก่อนเขียนฉบับจริง

4. การเขียนทิศทาง Process ให้เขียนจากบนลงล่าง

5. ใช้สัญลักษณ์เดิมตลอดการเขียนผังระบบ

6. เขียนคำอธิบายในสัญลักษณ์

5. แผนภูมิโครงสร้าง (Structure Charts)

แผนภูมิโครงสร้าง (Structure Charts) เป็นเอกสารที่อธิบายความสัมพันธ์ของการปฏิบัติงานตามลำดับชั้นของโมดูล (Module) โดยระดับบนสุดของแผนภูมิโครงสร้างอธิบายภาพรมโครงสร้างโปรแกรมโมดูลของการปฏิบัติงาน ในระบบ สำหรับระดับที่สองจะขยายภาพกระบวนการปฏิบัติงานของโปรแกรมโมดูลระดับบนสุด โดยแบ่งเป็น โมดูลย่อย (submodule) และเป็นเช่นนี้เรื่อยไป

- Structure Charts เป็นเอกสารที่อธิบายความสัมพันธ์ของการปฏิบัติงานตามลำดับชั้นของโมดูล (Module) โดยระดับบนสุดอธิบายภาพรวมโครงสร้าง ระดับที่สองจะขยายภาพกระบวนการปฏิบัติของระดับบนสุด ระดับที่สามจะขยายภาพของโมเดลระดับสอง

- Structure Charts ใช้เป็นเครื่องมือในการพัฒนาชุดคำสั่งงานในระบบงานแทนการใช้ผังงาน

โปรแกรม

- Structure Charts เขียนไปในทิศทางจากบนลงล่างและจากซ้ายไปขวา