บทที่ 3 ระบบสารสนเทศทางการบัญชีและกระบวนการทางธุรกิจ (AIS and Business Processes)

บทที่ 3 ระบบสารสนเทศทางการบัญชีและกระบวนการทางธุรกิจ (ส่วนที่ 1)
(AIS and Business Processes Part 1)

กระบวนการทางธุรกิจ

       กระบวนการทางธุรกิจ (Business process) เริ่มจากการที่เจ้าของนำเงินสดหรือสินทรัพย์อื่นมาลงทุนในธุรกิจ ถ้าเงินสดมีไม่เพียงพอ อาจต้องกู้เพิ่มจากเจ้าหนี้ จากนั้นจึงเริ่มเอาเงินไปซื้อที่ดิน อาคาร อุปกรณ์ต่าง ๆ ที่จะต้องใช้ในการดำเนินธุรกิจหรืออาจใช้วิธีการเช่าแทนการซื้อก็ได้ เมื่อกิจการเริ่มดำเนินการ ลักษณะของการดำเนินการเงินจะขึ้นอยู่กับธุรกิจ ไม่ว่าจะเป็นการผลิต การค้าขาย หรือการใช้บริการ โดยจะมีรายได้และค่าใช้จ่ายเกิดขึ้นขณะดำเนินการธุรกิจ เมื่อรายได้สูงกว่าค่าใช้จ่ายจะเกิดเป็นผลกำไร แต่ถ้าค่าใช้จ่ายสูงกว่ารายได้จะเกิดเป้นผลขาดทุน

กระบวนการทางธุรกิจของการเปิดแฟรนไชส์ ท็อป มาร์เก็ต (Tops market) คือเริ่มตั้งแต่สถานที่ เมื่อมีบุคคลที่ต้องการที่จะเปิดแฟรนไชส์ จะต้องมีที่ตั้งและสถานที่เพื่อทำการเปิดร้าน แล้วทางบริษัทจะทำการไปดูที่ตั้งและทำเลให้โดยไม่เสียค่าใช้จ่าย และเมื่อได้ที่ตั้งก็ทำการเข้าร่วมลงทุนกับ ท็อป มาร์เก็ต แล้วทางบริษัทจะทำการตกแต่งร้านและนำสินค้าและอุปกรณ์ต่าง ๆ มาทำการดำเนินธุรกิจในขั้นตอนต่อไป ผลกำไรที่ได้จะมาจากการขายสินค้า

สรุปคือกระบวนการทางธุรกิจนั้นจะเป็นขบวนการต่าง ๆ หรือขั้นตอนในทุก ๆ ขั้นตอนในการดำเนินธุรกิจ ผลกำไรที่จะเกิดขึ้นมากหรือน้อยขึ้นอยู่กับธุรกิจนั้น ๆ

โดยทั่ว ๆ ไปการดำเนินธุรกิจจะมีอยุ่ 3 ประเภทคือ

1. กิจการให้บริการ (Service Firm) กิจการให้บริการจะมีรายได้หลัก คือ ค่าธรรมเนียม

ค่าบริการรับ รายจ่ายหลัก คือ เงินเดือนพนักงาน ค่าวัสดุสิ้นเปลือง ค่าเช่า ค่าสาธารณูปโภค และอื่น ๆรายจ่ายในกิจการให้บริการถือว่าเป็นค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน ปัญหาที่เกิดขึ้นในกิจการให้บริการคือการวัดผลการดำเนินงาน ลักษณะของผลิตภัณฑ์จะไม่เห็นเป็นตัวตนที่ชัดเจน ตัวอย่างของธุรกิจประเภทนี้ เช่น

โรงพยาบาล สำนักงานกฎหมาย บริษัทที่ปรึกษา เป็นต้น

2. กิจการซื้อมาขายไป (Merchandising Firm) หมายถึง กิจการที่ซื้อขายสินค้าทั้งขายส่งและขายปลีกโดยไม่ใช่ผู้ผลิต รายได้หลักของกิจการ คือ เงินที่ขายสินค้าได้ ค่าใช้จ่ายจำแนกเป็น 2 ส่วน คือ ต้นทุนสินค้าขาย และค่าใช้จ่ายในการขายและบริหาร ตัวอย่างของธุรกิจประเภทนี้ เช่น ห้างสรรพสินค้า ร้านขายยา ร้านขายของชำ เป็นต้น

3. กิจการผลิต (Manufacturing Firm) กิจการผลิตส่วนใหญ่จะมีโรงงานสำหรับผลิตสินค้า รายได้หลัก คือ เงินที่ได้จากการขายสินค้า ค้าใช้จ่าย คือ ต้นทุนในการซื้อวัตถุดิบ ค่าจ้างคนงาน และค่าใช้จ่ายในขบวนการผลิต ค่าใช้จ่ายทั้งสามส่วนนี้จะรวมเป็นต้นทุนสินค้า ส่วนค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นในสำนักงานจะถือเป็นค่าใช้จ่ายในการขายและบริหาร

(ที่มา: https://sites.google.com/site/naysmchaycanthrraks/home/krabwnkar-thang-thurkic)

สมุดรายวันทั่วไป (General Journal)

คือสมุดบัญชีขั้นต้น ที่ใช้บันทึกรายการค้าที่เกิดขึ้นทันที โดยบันทึกเรียงตามลำดับวันที่ที่เกิดรายการค้าขึ้น การบันทึกรายการค้าที่เกิดขึ้นจะบันทึกโดยเดบิตบัญชีหนึ่งและเครดิตอีกบัญชีหนึ่งไว้ด้วยกัน ซึ่งเป็นไปตามหลักการบัญชีคู่ พร้อมทั้งอธิบายลักษณะรายการค้าที่เกิดขึ้นให้ทราบโดยย่อ

(ที่มา: https://cad.go.th/cadweb_client/ewt_news.php?nid=2865&filename=index)

ประเภทของสมุดบัญชีขั้นต้น (Types of Books of Original Entry) 

แบ่งออกได้เป็น 2 ประเภท      

          1.  สมุดรายวันเฉพาะ (Special Journal) คือ สมุดรายวันหรือสมุดบัญชีขั้นต้นที่ใช้บันทึกรายการ

ค้าที่เกิดขึ้นเรื่องใดเรื่องหนึ่งโดยเฉพาะ                   

                      1.1 สมุดรายวันรับเงิน (Cash Received Journal) เป็นสมุดรายวันที่ใช้บันทึกรายการค้าที่เกี่ยวกับการรับเงินเท่านั้น เช่น การรับรายได้ การรับชำระหนี้ เป็นต้น                   

                      1.2 สมุดรายวันจ่ายเงิน (Cash Payment Journal) เป็นสมุดรายวันที่ใช้บันทึกรายการค้าที่เกี่ยวกับการจ่ายเงินเท่านั้น เช่น จ่ายค่าใช้จ่าย ซื้อสินทรัพย์ จ่ายเงินชำระหนี้ เป็นต้น                    

                      1.3 สมุดรายวันซื้อ (Purchases Journal) เป็นสมุดรายวันที่ใช้บันทึกรายการค้าที่เกี่ยวกับการซื้อสินค้าเป็น เงินเชื่อเท่านั้น                              

                      1.4 สมุดรายวันขาย (Sales Journal) เป็นสมุดรายวันที่ใช้บันทึกรายการค้าที่เกี่ยวกับการขายสินค้าเป็นเงินเชื่อเท่านั้น                           

                      1.5 สมุดรายวันส่งคืนสินค้า (Purchases Returns and Allowance Journal) เป็นสมุดรายวันที่ใช้บันทึกรายการค้าที่เกี่ยวกับการส่งคืนสินค้าที่ซื้อมาเป็นเงินเชื่อเท่านั้น                   

                      1.6 สมุดรายวันรับคืนสินค้า (Sales Returns and Allowance Journal) เป็นสมุดรายวันที่ใช้บันทึกรายการค้าที่เกี่ยวกับการรับคืนสินค้าที่ขายเป็นเงินเชื่อเท่านั้น

           2. สมุดรายวันทั่วไป (General Journal) คือ สมุดบัญชีขั้นต้นหรือสมุดรายวันที่ใช้จดบันทึกรายการค้าที่เกิดขึ้นทุกรายการ ถ้ากิจการนั้นไม่มีสมุดรายวันเฉพาะ แต่ถ้ากิจการนั้นมีการใช้สมุดรายวันเฉพาะ สมุดรายวันทั่วไปก็จะมีไว้เพื่อบันทึกรายการค้าอื่น ๆ ที่เกิดขึ้นและไม่สามาถนำไปบันทึกในสมุดรายวันเฉพาะเล่มใดเล่มหนึ่งได้

(ที่มา: https://chalita896.weebly.com/36273609365636233618360736373656-2.html)

  บัญชีแยกประเภท

หมายถึง บัญชีที่รวบรวมการบันทึกรายการค้าที่เกิดขึ้นไว้เป็นหมวดหมู่ หลังจากการบันทึกรายการค้าในสมุดรายวันทั่วไป เรียบร้อยแล้ว จัดเรียงลำดับผังบัญชีของกิจการ เช่น บัญชีเงินสด เป็นบัญชีที่รวบรวมรายการค้าที่เกี่ยวกับเงินสด  บัญชีลูกหนี้ เป็นบัญชีที่รวบรวม รายการค้าที่เกี่ยวกับลูกหนี้  การบันทึกรายการในแต่ละบัญชี จะบันทึกไม่ปะปนกันเพื่อให้ตรงตามข้อเท็จจริง เพื่อความเป็นระเบียบเรียบร้อย และสะดวก ในการค้าหาหรือแก้ไขข้อผิดพลาด

สมุดบัญชีแยกประเภท (Ledger) แบ่งออกเป็น 2 ชนิด คือ

          1. สมุดบัญชีแยกประเภททั่วไป (General Ledger)  เป็นสมุดที่รวบรวมหรือคุมยอดของบัญชีแยกประเภททุกบัญชี ซึ่งใช้บันทึก การเปลี่ยนแปลงสินทรัพย์ หนี้สินและส่วนของเจ้าของ (ทุน) ต่อจากการบันทึกลงในสมุดรายวันทั่วไป ได้แก่ บัญชีแยกประเภท สินทรัพย์ เช่น บัญชีเงินสด  บัญชีเงินฝากธนาคาร บัญชีลูกหนี้ บัญชีสินค้า บัญชีวัสดุสำนักงาน บัญชีอาคาร เป็นต้น  บัญชีแยก ประเภทหนี้สิน เช่น บัญชีเจ้าหนี้การค้า บัญชีเงินกู้ บัญชีเจ้าหนี้อื่น ๆ เป็นต้น  บัญชีแยกประเภทส่วนของเจ้าของ เช่น บัญชีทุน บัญชีรายได้  (Income)  บัญชีค่าใช้จ่าย (expense) และบัญชีถอนใช้ส่วนตัว

          2.  สมุดบัญชีแยกประเภทย่อย (Subsidiary Ledger) เป็นที่รวบรวมของบัญชีแยกประเภทย่อยของบัญชีคุมยอด (Controlling Accounts) ในสมุดแยกประเภททั่วไป เช่น สมุดบัญชีแยกประเภทลูกหนี้รายตัว บัญชีเจ้าหนี้รายตัว ซึ่งยอดรวมของบัญชีแยกประเภท รายตัวทั้งหมดจะเท่ากับยอดรวมในสมุดบัญชีแยกประเภททั่วไป

(ที่มา: http://www.pw.ac.th/emedia/media/tech/accounting1/lesson5.php)

งบการเงิน

เป็นรายงานทางบัญชีที่แสดงฐานะการเงิน ผลการดำเนินงานของกิจการ การเปลี่ยนแปลงของเงินสดและส่วนของผู้ถือหุ้น ในรอบปีบัญชีที่ผ่านมา เพื่อใช้ในการตัดสินใจด้านการเงิน โดยทั่วไปงบการเงินจะประกอบด้วย

           1. งบแสดงฐานะการเงิน

           2. งบกำไรขาดทุน

           3. งบแสดงส่วนของผู้ถือหุ้น

           4. งบกระแสเงินสด

           5. หมายเหตุประกอบงบการเงิน

(ที่มา: https://th.wikipedia.org/wiki/%E0%B8%87%E0%B8%9A%E0%B8%81%E0%B8%B2%E0%B8%A3%E0%B9%80%E0%B8%87%E0%B8%B4%E0%B8%99)

กำหนดตามหมวดบัญชี โดยบัญชีทั้งหมดจะถูกแบ่งออกเป็น 5 หมวด ดังนี้

            หมวดที่ 1            หมวดสินทรัพย์                  รหัสบัญชี คือ     1

            หมวดที่ 2            หมวดหนี้สิน                     รหัสบัญชี คือ     2

            หมวดที่ 3            หมวดส่วนของเจ้าของ          รหัสบัญชี คือ     3

            หมวดที่ 4            หมวดรายได้                     รหัสบัญชี คือ     4

            หมวดที่ 5            หมวดค่าใช้จ่าย                  รหัสบัญชี คือ     5

ดังนั้นหากเป็นบัญชีหมวดสินทรัพย์ เช่น เงินสด ลูกหนี้ ที่ดิน เลขที่บัญชีก็จะขึ้นต้นด้วยเลข 1 หากเป็นบัญชีหมวดหนี้สิน เช่น เจ้าหนี้ เงินกู้ระยะยาว หุ้นกู้ เลขที่บัญชีก็จะขึ้นต้นด้วยเลข 2 หากเป็นบัญชีหมวดส่วนของเจ้าของ เช่น ทุน ถอนใช้ส่วนตัว เลขที่บัญชีก็จะขึ้นต้นด้วยเลข 3 หากเป็นบัญชีหมวดรายได้ เช่น รายได้ค่าเช่า ดอกเบี้ยรับ รายได้อื่น ๆ เลขที่บัญชีก็จะขึ้นต้นด้วยเลข 4 และหากบัญชีหมวดค่าใช้จ่าย เช่น ค่าเช่า เงินเดือน ค่าสาธารณูปโภค เลขที่บัญชีก็จะขึ้นต้นด้วยเลข 5

(ที่มา: https://www.myaccount-cloud.com/Article/Detail/89301)

กระบวนการขาย

กระบวนการขาย เป็นเรื่อของกระบวนการดำเนินงานทางการขายอย่างกนึ่ง ที่จะทำให้สินค้าหรือบริการเกิดการเปลี่ยนกรรมสิทธิ์ความเป็นเจ้าของ โดยมีวัตถุประสงค์ในการดำเนินงานเป็นขั้นตอนของกระบวนการขาย เพื่อให้มีประสิทธิภาพมากที่สุดอย่างไรก็ตาม

ขั้นตอนของกระบวนการขาย

1.   การแสวงหาผู้มุ่งหวัง

2.   การเตรียมตัวก่อนเข้าพอลูกค้า

3.  การเข้าพบลูกค้า

4.  การเสนอขาย

5.  การจัดการกับข้อโต้แย้งหรือการขจัดข้อโต้แย้ง

6.  การปิดการขาย

7.  การติดตามผล และบริการหลังการขาย

ปัจจัยการผลิต ( Factors of Production)

ปัจจัยการผลิต หมายถึง ทรัพยากรที่ใช้เพื่อการผลิตเป็นสินค้าและบริการ ในความหมายทางเศรษฐศาสตร์แบ่งปัจจัยการผลิตเป็น 4 ประเภท ดังนี้

           1. ที่ดิน (Land) ซึ่งใช้เป็นที่ของอาคารโรงงานที่ทำการผลิต รวมถึงทรัพยากรที่อยู่ในดิน โดยผลตอบแทนของที่ดินได้แก่ ค่าเช่า (Rent)

           2. แรงงาน (Labor) หมายถึง ความคิดและกำลังกายของมนุษย์ได้นำไปใช้ในการผลิต โดยมีผลตอบแทนคือ ค่าจ้าง (Wage or Salary)

           3. ทุน (Capital) ในความหมายทางเศรษฐศาสตร์ หมายถึง สิ่งก่อสร้าง และเครื่องจักรเครื่องมือที่ใช้ในการผลิต นอกจากนี้ทุนยังแบ่งออกเป็น 2 ประเภท คือ

-      เงินทุน (Money Capital) หมายถึงปริมาณเงินตราที่เจ้าของเงินนำไปซื้อวัตถุดิบ จ่ายค่าจ้าง ค่าเช่า และดอกเบี้ย

-      สินค้าประเภททุน (Capital Goods) หมายถึง สิ่งก่อสร้าง รวมถึงเครื่องมือเครื่องจักรที่ใช้ในการผลิตเป็นต้น ผลตอบแทนจากเงินทุน คือ ดอกเบี้ย (Interest)

           4. ผู้ประกอบการ (Entrepreneurship) หมายถึง บุคคลที่สามารถนำปัจจัยการผลิตต่าง ๆ มาดำเนินการผลิตให้มีประสิทธิภาพที่สุด โดยอาศัยหลักการบริหารที่ดี การตัดสินใจจากข้อมูลหรือจากเกณฑ์มาตรฐานอย่างรอบคอบ รวมถึงความรับผิดชอบ ผลตอบแทน คือ กำไร (Profit)

กิจกรรมทางเศรษฐกิจ

กิจกรรมทางเศรษฐกิจ หมายถึง การผลิต การแลกเปลี่ยน การบริโภค และการกระจายรายได้

     •  การผลิต (Production) หมายถึงการนำปัจจัยการผลิตที่มีอย่างจำกัดมาผ่านกระบวนการผลิต ซึ่งต้องอาศัยการผลิต การบริหาร การตัดสินใจเลือกวิธีการผลิตที่เหมาะสม เพื่อให้ใช้ต้นทุนการผลิตต่ำสุด ให้ได้สินค้าที่ได้มาตรฐานมีคุณภาพเป็นที่พึงพอใจของผู้บริโภค

     •  การแลกเปลี่ยน (Exchange) ในทางเศรษฐศาสตร์ หมายถึง การแลกเปลี่ยนกรรมสิทธิ์ในสินค้าแลบริการต่าง ๆ เดิมเป็นการแลกเปลี่ยนระหว่างสินค้ากับสินค้า แต่ต่อมาได้ใช้เงินตราเป็นสื่อกลางในการแลกเปลี่ยน

     •  การบริโภค (Consumption) หมายถึง การได้รับประโยชน์หรือความพอใจจากการซื้อสินค้าและบริการ เช่น การทานอาหาร ใช้ตู้เย็น เป็นต้น

     •  การกระจายผลผลิต (Product Distribution) หมายถึง การปันส่วนหรือการจำแนกแจกจ่ายสินค้าและบริการให้ถึงมือผู้บริโภค โดยการนำออกมาวางขาย หรือการสั่งซื้อทางสื่อสารต่าง ๆ รวมถึงการขนส่งด้วย

     •  การกระจายรายได้ (Income Distribution) หมายถึง การปันรายได้ให้กับผู้ผลิตสินค้าและบริการ รวมถึงเจ้าของปัจจัยการผลิตอย่างเป็นธรรม ได้แก่ ค่าเช่า ค่าจ้าง ดอกเบี้ย และกำไรของเจ้าของปัจจัยการผลิต 

(ที่มา: https://nkw04951nkw.wordpress.com/37-2/)

การจัดซื้อ

การจัดซื้อ (Purchasing) และการจัดหา (Supply) เป็นกิจกรรมหนึ่งที่สำคัญมากอีกกิจกรรมหนึ่งของโลจิสติกส์ (Logistic) ซึ่งในการบริหารจัดการโซ่อุปทานก็เล็งเห็นถึงความสำคัญที่จะต้องมีการจัดการในการจัดซื้อวัตถุดิบ (Purchasing Materials) และการจัดหาวัตถุดิบ (Supply Materials) ที่ดีมีคุณภาพเพื่อตอบสนองความต้องการของลูกค้าที่เปลี่ยนไปจากการเน้นที่ราคา (Price)  ไปเป็นคุณภาพที่ดี โดยในการจัดซื้อ (Purchasing) และการจัดหาจะต้องมีกระบวนการเพื่อใช้ในการตัดสินใจเลือกวัตถุดิบ และตัดสินใจเลือกผู้จัดจำหน่ายวัตถุดิบ (Supplier) ที่มีคุณภาพในราคาที่ยอมรับได้ และที่สำคัญจะต้องมีระบบที่ใช้ในการตรวจสอบคุณภาพ ของวัตถุดิบ และตัวผู้จัดจำหน่ายวัตถุดิบ (Supplier) ซึ่งจะเป็นตัวที่ส่งผลทำการต้นทุน (Cost) รวมของโลจิสติกส์ (Logistic) ต่ำลงตรงตามวัตถุประสงค์ของการบริหารจัดการโซ่อุปทาน โดยองค์ความรู้ในเรื่องของการจัดซื้อ (Purchasing) และการัดหาเป็นการเรียบเรียงองค์ความรู้จากแหล่งข้อมูลระบบสารสนเทศ และหนังสือที่มีความน่าสนใจหลาย ๆ แหล่งข้อมูล โดยมีวัตถุประสงค์เพื่ออธิบายความรู้พื้นฐานสำหรับการบริหารจัดการโซ่อุปทาน ซึ่งกำหนดขอบเขตในการรวบรวมองค์ความรู้ดังต่อไปนี้

ความหมายและความสำคัญของการจัดซื้อ การจัดหา (Importance of purchasing, supply)

มีผู้ให้ความหมายและคำจำกัดความที่เกี่ยวข้องกับการจัดซื้อไว้มากมาย ดังนี้

Weele (2005) ให้ความหมายของการจัดซื้อไว้ คือ การบริหารจัดการแหล่งทรัพยากรภายนอกของ องค์กร ซึ่งได้แก่ สินค้า งานบริการ ความสามารถ (Capabilities) และความรู้ (Knowledge) ที่มีส่วนสำคัญในการดำเนินงาน ธำรงรักษาไว้ และบริหารจัดการกิจกรรมหลัก (Primary Activities) และกิจกรรมสนับสนุน (Support Activities) เพื่อให้เกิดประโยชน์สูงสุด

Leenders, et al. (2006) กล่าวว่าบางสถาบันได้ให้คำนิยามของการจัดซื้อ (Purchasing) ว่าเป็น กระบวนในการซื้อ โดยศึกษาความต้องการ หาแหล่งซื้อและคัดเลือกผู้ส่งมอบ เจรจาต่อรองราคา (Price)  และกำหนดเงื่อนไขให้ตรงกับความต้องการ รวมไปถึงติดตามการจัดส่งสินค้าเพื่อให้ได้รับสินค้าตรงเวลา และติดตามการชำระเงินค่าสินค้าด้วย ซึ่งแท้ที่จริงแล้ว การจัดซื้อ (Purchasing) การจัดการพัสดุ (Supply Management) และการจัดหา (Supply) นั้น ถูกนำมาใช้แทนกันในการจัดหาให้ได้มาซึ่งพัสดุและงานบริการอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลภายในองค์กร ดังนั้น การจัดซื้อ (Purchasing) หรือการจัดการพัสดุ ไม่ใช่เป็นเพียงความเกี่ยวเนื่องในขั้นตอนมาตรฐานในกระบวนการจัดหาที่ประกอบด้วย

          1. การรับรู้ความต้องการใช้สินค้า

          2. การแปรความต้องการใช้สินค้านั้นไปเป็นเงื่อนไขสำหรับการจัดหา

          3. การแสวงหาผู้ส่งมอบที่มีศักยภาพเพียงพอกับความต้องการ

          4. การเลือกแหล่งสินค้าที่เหมาะสม

          5. การจัดทำข้อตกลงตามใบสั่งซื้อหรือสัญญาซื้อขาย

          6. การส่งมอบสินค้าหรืองานบริการ

          7. การชำระค่าสินค้าหรือบริการให้กับผู้ส่งมอบ

(ที่มา: https://sites.google.com/site/karcadkarsoxupthan/kar-cadkar-so-xupthan/krabwnkar-cadkar-cad-sux-cadha)